Office Manager - Assistant(e) de Direction - F/H - CDI - Lyon
Invox, France
Job Description
Invox est une agence conseil B2B en Demand Generation (= Content Marketing + Marketing Automation + Growth Marketing).
Nous accompagnons nos clients avec l’objectif de les aider à générer davantage de business.
Retrouvez plus d’informations concernant nos offres, nos clients et l’équipe Invox sur notre site !
Nous sommes 35 personnes à Lyon, et nous continuons à nous développer rapidement. C'est dans cette optique que nous recherchons la perle rare pour faciliter cette croissance du point de vue de la vie au bureau (ça reviendra bien !) ainsi que sur les aspects administratifs au sens large.
Votre curiosité est piquée ? Vous avez l'âme d'un Office Manager ? Voilà votre mission (ou plutôt vos missions).
- Le pilotage du poste "clients" avec une casquette "ADV" : devis, contractualisation, facturation, relances. ainsi que la réception des appels entrants et la qualification des leads / contacts commerciaux dans le CRM
- Le pilotage du poste "fournisseurs" (facturation, suivi fournisseurs, optimisation des achats.)
- Le suivi des éléments comptables amp; bancaires (préparation des éléments comptables, relation avec le cabinet d'expertise comptable, rapprochement bancaire, mise à jour des tableaux de reporting.)
- L'admin RH (données paie, suivi CP amp; arrêts maladie, relation mutuelle / prévoyance, suivi des contrats / avenants en relation avec la direction, les managers, les cabinets d'avocat et compta.)
- Le travail sur le reporting financier et d'activité (préparation des tableaux de reporting)
- Toutes les bonnes idées au quotidien pour maintenir un environnement de travail agréable et productif :
- Au niveau des locaux (le côté matériel et les services généraux, en relation avec la régie notamment)
- Au niveau de la communication interne pour faciliter les échanges et les annonces diverses, avec un vrai rôle de conseil et de facilitateur.
Requirements
Couteau à 5 pattes ou mouton suisse ? Le job peut vous convenir ;).
On ne doute pas que vous avez énormément de qualités, mais voici celles qui pourraient particulièrement coller sur ce poste d'Office Manager :
- la rigueur - les chiffres, la compta, les process, la RH, le reporting. - organisation et rigueur sont de mise pour mener à bien ces missions efficacement
- le goût des chiffres amp; des lettres - aussi bien à l'aise avec les formules Excel et un compte de résultat, qu'avec l'orthographe et l'expression écrite
- l'autonomie et la capacité à prendre des responsabilités - voire à anticiper certains sujets :) - avec une bonne pincée de sens des priorités
- la polyvalence, la curiosité et la capacité à faire avancer les projets - la vie d'une agence de 35 personnes nécessite d'aimer rompre le train-train (même s'il est nécessaire aussi sur une partie du job) pour structurer ce qui doit l'être :)
- la capacité d'adaptation / la souplesse d'esprit (pour faire face à la multiplicité des interlocuteurs et des sujets)
- le sens du service pour vouloir AIDER les collaborateurs, les clients, prospects, partenaires, prestataires et freelances. avec sans doute une bonne dose de bonne humeur et d'optimisme
- un respect de la confidentialité des informations - pour savoir endosser un rôle un peu particulier "entre" l'ensemble de l'équipe et les dirigeants de l'agence
Il est important à nos yeux que l'Office Manager porte et incarne les valeurs Invox (équipe, transparence, exigence amp; qualité, curiosité, remise en question amp; amélioration continue).
Benefits