Administrative Assistant
Valneva, France
Job Description
Valneva est une société spécialisée dans le développement, la production et la commercialisation de vaccins prophylactiques contre des maladies infectieuses générant d’importants besoins médicaux. Valneva a une approche hautement spécialisée et ciblée et utilise son expertise dans les différents modes de vaccination pour développer des vaccins contre des maladies pour lesquelles ils n’existent pas encore de vaccins ou pour lesquelles les solutions existantes peuvent être améliorées.
Nous disposons d'une solide expérience en Ramp;D ayant fait progresser plusieurs vaccins des premiers stades de la recherche jusqu'à leur mise sur le marché. Nous commercialisons actuellement trois vaccins du voyage, dont le premier et le seul vaccin au monde contre le chikungunya, ainsi que certains vaccins de tiers.
Les revenus de notre activité commerciale croissante contribuent à l'avancement continu de notre portefeuille de vaccins. Celui-ci comprend le seul candidat vaccin contre la maladie de Lyme en phase avancée de développement clinique, en partenariat avec Pfizer, ainsi que des candidats vaccins contre le virus Zika et d'autres menaces pour la santé publique mondiale.
Nous recherchons un Assistant Administratif H/F en CDI pour intégrer notre équipe basée à Saint-Herblain (Nantes). Sous la direction de la Secrétaire de Direction, vous assurerez les missions principales suivantes:
- Gestion des voyages
Gérer l'organisation des voyages d'affaires pour tous les salariés du périmètre France avec l'aide d'un prestataire externe.
Gérer les inscriptions aux congrès, conférences ou autres événements.
Réserver les chambres d'hôtel pour les salariés de Valneva provenant des autres sites du groupe et les visiteurs de Valneva, ainsi que leurs transferts.
Mettre en place et alimenter un fichier comparatif des coûts des voyages d'affaires par département.
Contrôler les factures de voyage, de taxi et d'hôtel pour assurer le suivi budgétaire.
Mettre en place et compléter au jour le jour un annuaire des hôtels réservés, des compagnies de taxis, etc.
- Gestion de l’accueil et du standard 10H par semaine et à 100% lors du remplacement de la standardiste absente (congés etc)
Assurer l'accueil téléphonique et le transfert des appels.
Solliciter les services du standard téléphonique externe Contaxium lorsque cela est nécessaire.
S'assurer que les visiteurs sont correctement accueillis et dirigés vers l’interlocuteur approprié et que le registre des visiteurs est tenu à jour.
Gérer les réservations et préparer les salles de réunion selon les besoins (vidéoprojecteur, café/déjeuner ).
Organiser des visites du laboratoire si nécessaire.
Commander les services de taxi.
Gérer la remise et la restitution de certains badges d'accès au site.
Mettre à jour le fichier concernant nos produits médicaux (effet secondaire, disponibilité, etc.).
Ouvrir et distribuer le courrier entrant.
Assurer l'affranchissement et l'acheminement du courrier quotidien par la poste (commander les fournitures postales).
Préparer, gérer et assurer l'envoi de lettres express, de colis express par différents services express (DHL, UPS, etc.) et s'assurer de leur bonne réception.
Publier sur le téléviseur d'accueil les informations quotidiennes du site de Nantes et, le cas échéant, les informations des autres sites du groupe.
Participer à l'organisation et à l'entretien des espaces communs.
- Réaliser diverses tâches administratives
Effectuer diverses tâches administratives.
Préparer et piloter la logistique des événements internes (Qualité de Vie au Travail) pour le site de Nantes.
- Soutenir la Secrétaire de Direction en son absence
Assurer la gestion de l'agenda du CBO - Directeur General Délégué
Remplir et suivre les notes de frais
Organiser les événements et réunions internes et externes
Les missions qui vous seront confiées pourront évoluer, cette liste n’est pas exhaustive.
Requirements
+ De formation initiale Bac à Bac+2 dans le domaine administratif, vous justifiez d’une expérience sur un poste similaire.
+ Bonne connaissance de l’organisation de voyages
+ Vous êtes dynamique avec le sens de l’organisation et doté(e) d’un excellent relationnel, vous faites preuve de discrétion et vous savez vous adapter à votre interlocuteur grâce à votre sens de l’écoute.
+ Bonne pratique du Pack Office
+ Maitrise de l’anglais indispensable.